Capienza evento (cap) Event capacity (cap)

Definizione

Il cap (capacity) è il numero massimo di partecipanti ammissibili a un evento o a una singola sessione. È vincolato sia dalle dimensioni fisiche dello spazio sia da normative di sicurezza (es. vigili del fuoco, agibilità). Determina la strategia di registrazione, overbooking e waiting list.

Dettagli e formula

Strategia tipica:

• Cap fisico: definito dall'ufficio agibilità della location (es. 300 persone)
• Cap effettivo registrazione: cap fisico × (1 + no-show atteso). Es. cap 300 + no-show 15% → ammetti 345 iscritti
• Waiting list: oltre cap effettivo, gli iscritti vanno in lista d'attesa, promossi automaticamente in caso di disdetta
• Hard stop: a evento iniziato, blocco invarcabile per safety

Contesto e range tipici

La gestione del cap è particolarmente critica per:

• Convegni medici dove sale specifiche hanno cap rigidi imposti da agibilità
• Eventi multi-traccia dove ogni sessione ha cap proprio
• Eventi gratuiti con no-show elevato dove sotto-prenotare significa sprecare capacità
• Eventi sponsorizzati dove il numero di partecipanti è KPI contrattuale verso lo sponsor

Come si applica in OAK EVENTS

OAK EVENTS supporta cap multi-livello (evento globale, per sessione, per zona), gestione automatica waiting list con promozione su disdetta, soglie soft (warning) e hard (blocco), e dashboard live di occupazione sala in tempo reale.

Definition

The cap (capacity) is the maximum number of attendees admissible to an event or single session. It is constrained by both physical space dimensions and safety regulations (e.g., fire marshal, occupancy permits). It determines the registration, overbooking and waiting list strategy.

Details and formula

Typical strategy:

• Physical cap: defined by the venue's occupancy office (e.g., 300 people)
• Effective registration cap: physical cap × (1 + expected no-show). E.g., cap 300 + no-show 15% → admit 345 registrations
• Waiting list: beyond effective cap, registrations go on waitlist, auto-promoted on cancellation
• Hard stop: at event start, an unbreakable safety block

Context and typical ranges

Cap management is particularly critical for:

• Medical conferences where specific rooms have strict caps imposed by occupancy permits
• Multi-track events where each session has its own cap
• Free events with high no-show where under-booking means wasted capacity
• Sponsored events where attendee count is a contractual KPI to the sponsor

How it applies in OAK EVENTS

OAK EVENTS supports multi-level caps (global event, per session, per zone), automatic waiting list management with promotion on cancellation, soft (warning) and hard (block) thresholds, and live in-room occupancy dashboard in real time.