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OAK la soluzione modulare e completa per la gestione
degli eventi che cresce con le vostre esigenze

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OAK è una soluzione modulare e totalmente personalizzabile che permette di gestire, tramite un CRM ed un CMS dedicato, tutte le fasi di un evento: prima, durante e dopo il suo svolgimento, qualunque sia il numero dei partecipanti. Gli ospiti possono consultare dal proprio PC o smartphone le informazioni sempre aggiornate riguardanti l’evento, la location e l’agenda o i dettagli della diretta online.

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Gestione utenti

Agenda

Check In

Gestione sedie

Calendario

Documenti

Relatori

Libreria Media

Sponsor

2FA

SSO

Coinvolgi

OAK facilita la partecipazione attiva degli ospiti all’evento. Dallo smartphone è possibile inviare domande al relatore in tempo reale; rispondere a questionari (per valutare il livello di soddisfazione dei partecipanti all’evento); esprimere feedback (per verificare i risultati ottenuti e aumentare il coinvolgimento degli utenti); o partecipare al televoto. I dati sono subito disponibili sul server e possono essere visualizzati da parte degli invitati.

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Q&A

Feedback

Social Wall

Sondaggi

WordsCloud

Quiz

 Playlist Audio 

Photobooth

Chat Utenti

 Marketing Flows

Formazione

Intrattieni

E per un break durante le sessioni di lavoro, i partecipanti possono scambiare messaggi e foto in tempo reale, facendo networking con altri ospiti. I momenti più importanti potranno essere condivisi velocemente sui principali social network. Possono essere utilizzate semplici soluzioni di gaming per veicolare messaggi di vario tipo e per indurre a comportamenti attivi gli invitati.

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Help Desk

Popup

Messaggi

Streaming & Webinars

La piattaforma OAK è composta da diversi moduli che possono essere attivati singolarmente per ciascun evento. Nello specifico, attivando il modulo Live l’organizzatore può trasmettere in streaming il proprio Webinar, la propria Web-conference o qualsivoglia esperienza di e-learning. Di volta in volta, è possibile predisporre un set di moduli interattivi per coinvolgere i partecipanti. Inoltre è possibile monitorare l’andamento del proprio evento live dal pannello di amministrazione dove sono disponibili statistiche e misurazioni in tempo reale sulle azioni degli utenti.

  • Completa autonomia nella gestione dei contenuti
  • Modifiche in tempo reale
  • Estrazione / importazione dati
  • Ambiente conforme a elevati standard di sicurezza
  • Selezione dei servizi da abilitare per ogni evento
  • Workflow partecipanti

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Streaming

overlay dinamici

Aggiornamenti in tempo reale

Reazioni

Report dettagliati

Soluzione modulare e completa

Una piattaforma Server estremamente potente e scalabile basata sulle migliori architetture cloud e con elevati livelli di sicurezza e affidabilità. OAK viene erogato in modalità SaaS (Pay-Per-Use) senza la necessità di installare software o acquistare licenze. Un accesso riservato al server tramite una semplice interfaccia Web permette di gestire tutte le fasi di un evento scegliendo quali servizi abilitare. La piattaforma, di volta in volta, viene personalizzata con una propria grafica e i partecipanti possono accedervi tramite Web o tramite Mobile App. L’architettura Cloud e la fruizione in SAAS permettono di usufruire di nuove funzioni e servizi che periodicamente vengono aggiunti alla piattaforma.

Settori di utilizzo

  • Eventi
  • Congressi
  • Conventions
  • Viaggi incentive
  • Fiere
  • Turismo
  • Hospitality
  • Formazione

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Features

Classic
  • CRM & CMS
  • User manager
  • Group manager
  • Event manager
  • Agenda
  • My Agenda
  • Check In
  • Seats Manager
  • Calendar
  • Documents
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gestione utenti

Il modulo CRM consente di gestire un’ampia gamma di dati dei partecipanti. Ogni partecipante può essere ”tracciato” nell’intero flusso di lavoro dell’evento, dalla registrazione al check-in fino al monitoraggio della presenza. I partecipanti possono essere creati manualmente o importati con un semplice file Excel, mentre per gli eventi pubblici i partecipanti possono registrarsi autonomamente utilizzando moduli web personalizzabili.

Agenda e calendario

Tieni aggiornati i tuoi clienti con le ultime modifiche al Calendario degli Eventi. Ogni evento può essere impostato come Pubblico o Privato, diventando così visibile e accessibile al pubblico o solo a uno o più gruppi di utenti. L’agenda presenta le diverse sessioni dell’evento ordinate cronologicamente e con tutte le relative informazioni utili: orari e titolo delle sessioni, i relatori, l’ubicazione della sala con allegata mappa o altri documenti specifici (immagini, PDF, PPT etc.). È inoltre presente una sezione dedicata solo ai relatori dell’evento dove è possibile leggere informazioni condivise, accedere al suo profilo LinkedIn e consultare l’elenco delle sessioni associate. L’agenda di ogni evento presenta i diversi momenti dell’evento suddivisi cronologicamente e con tutte le informazioni utili ai partecipanti: Orari, Sede, Relatori, Mappe, Immagini. Se abilitata, una sotto-funzione denominata MyAgenda permette al partecipante di creare un’agenda personalizzata composta solo dalle sessioni di suo interesse.

check in

Gestisci gli utenti tramite un applicazione dedicata e verifica in tempo reale chi ha già effettuato il checkin e chi deve ancora arrivare.
Una volta effettuata la registrazione gli utenti possono ricevere una mail con dentro un badge per parteciapare all’evento, questa funzione può essere gestita sia da hostess all’ingresso oppure tramite delle torrette a cui viene mostrato il qrcode.

gestione sedie

Questa funzione permette di gestire in modo completamente automatico i massimali dei posti in modo da bloccarre le registrazioni una volta raggiunto il numero di partecipipanti prestabilito.
Questo è applicabile sia per l’evento in generale che per le singole sessioni.

Documenti

Pubblica e distribuisci contenuti in diversi formati di file (PPT, PDF, Immagini, doc, xls, video) o link che vuoi mettere a disposizione dei partecipanti all’evento. Cliccando sul documento, il partecipante può visualizzare o salvare il documento sul proprio dispositivo. La visibilità dei documenti può essere impostata a livello di evento o può essere collegata a sessioni di agenda specifiche

Relatori

Pubblica e distribuisci contenuti in diversi formati di file (PPT, PDF, Immagini, doc, xls, video) o link che vuoi mettere a disposizione dei partecipanti all’evento. Cliccando sul documento, il partecipante può visualizzare o salvare il documento sul proprio dispositivo. La visibilità dei documenti può essere impostata a livello di evento o può essere collegata a sessioni di agenda specifiche

libreria media

Con la libreria dei media tutti i contenuti possono essere caricati dentro il backend per tenerli organizzati in un unico posto.
Inoltre ogni file caricato genera un link in modo da poter utilizzare tutti i tipi di file senza doverli allegare o caricare su piattaforme esterne.

Sponsors

Gli sponsor sono spesso una risorsa molto strategica per un evento. Con OAK puoi gestire uno o più Sponsor e visualizzare le pagine degli eventi in diversi modi. Loghi, descrizioni e link esterni possono essere aggiunti per arricchire la visibilità degli sponsor. Inoltre, gli sponsor possono essere raggruppati in categorie come Main, Media, Tech o qualsiasi etichetta di categoria a scelta del cliente.

2fa

Durante la registrazione, oltre alla mail può venire richiesto il numero di telefono in modo da poter inviare un codice otp ad ogni login futuro. Questa funzione permette di poter garantire la massima sicurezza e impedire ad utenti non autorizzati di accedere anche avendo recuperato delle credenziali valide.

SSo

Tutti gli accessi degli utenti sono unici, grazie a questa funzione un utene non può accedere contemporaneamente all’evento da più dispositivi.
Se un utente decidesse di cambiare dispositivo mentre l’evento è in corso una volta effettuato il login verrà disconnesso dalla sessione precedente e potrà continuare a vedere l’evento con il nuovo device.

Q&A

Una delle funzioni di interattività più utilizzate è la Q&A, una funzione dedicata alla gestione di domande e risposte tra partecipanti e relatori. Ogni partecipante può inviare dal proprio dispositivo una o più domande che vengono lette dal relatore e che può rispondere alla domanda direttamente o dopo l’evento. Come per altre funzioni, questo tipo di contenuti può essere lasciato alla pubblicazione diretta o moderato da un direttore che “filtra” le domande scegliendo cosa passare al relatore e cosa no. Per questa funzione è previsto anche un parametro Privato che rende le singole domande visibili solo dal relatore anziché Pubblico (visibili da tutti gli altri partecipanti all’evento). Questa funzione è particolarmente utile per tutte quelle situazioni in cui la quantità di domande ricevute non consente una risposta in tempo reale ma che permette di esportare facilmente le domande raccolte per un successivo follow-up diretto o via email.

feedback

Raccogli commenti e opinioni critiche sul tuo evento! Attraverso i moduli di feedback, l’utente può esprimere un apprezzamento qualitativo (stelle da uno a cinque) ad una domanda o rispondere liberamente attraverso un modulo di testo libero. Puoi consultare queste statistiche quando vuoi dall’apposita sezione del pannello di amministrazione (e ovviamente anche scaricarle ed esportarle per ulteriori analisi)

Social wall

Lascia che i tuoi partecipanti parlino dell’evento! In una bacheca interna, dedicata all’evento, possono interagire tra loro pubblicando brevi testi o contenuti di immagini. È possibile impostare una moderazione che renda visibili i contenuti solo se approvata dal gestore dell’evento. Questa funzione è fondamentalmente un piccolo Social Network interno dedicato all’evento in cui i partecipanti possono pubblicare brevi contenuti di testo o immagini

Sondaggi

Prepara i tuoi sondaggi e rendili visibili al momento giusto! Coinvolgi i partecipanti con brevi domande predefinite a scelta multipla. Una volta reso disponibile un sondaggio, i dati raccolti vengono raggruppati e mostrati sotto forma di grafico aggiornato in tempo reale per un ulteriore livello di coinvolgimento del pubblico. Il tuo evento ha un momento di noia? Crea un sondaggio e i tuoi partecipanti lo vedranno apparire in tempo reale sui loro smartphone

wordscloud

Lascia che i pensieri dei partecipanti fluiscano nei tuoi eventi! Con il modulo WordsCloud, gli utenti potranno lasciare liberi pensieri, parole chiave, emozioni significative e sentimenti sull’evento. Tutte queste parole verranno mostrate in un insieme di tag, con le singole parole dimensionatr in base alla frequenza di utilizzo. Puoi anche configurare un piccolo motore semantico che escluda tutti i termini non rilevanti (articoli e congiunzioni) o ritenuti offensivi e inappropriati (insulti e parolacce). Esiste anche la possibilità di concatenare due o più termini (ad esempio il nome di un brand) come se fossero un’unica parola per non frammentarla all’interno dei tag. La gestione è totalmente autonoma, con un pannello di amministrazione che permette di monitorare le parole in arrivo e gestendo una apposita Black List di termini indesiderati

Quiz

I quiz permetto di creare un test a tutti gli utenti contemporaneamente. Le domande vengono preparate precendetemente scegliendo il numero di risposte e il punteggio.
Ogni domanda può avere un punteggio neutro positivo o negativo, può venire applicato anche un moltiplicatore se venisse risposto entro un tempo prestabilito.
Una volta completato il quiz i risultati possono venire visualizzati direttamente dentro il backend o eventualmente tramite un file excel generato dalla piattaforma con tutte le informazioni dattagliate.

playlist audio

Questa sezione permette di andare a preparare una playlist attivabile con un click durante l’evento.

photoboot

La sezione photoboot permette agli utenti di interagire con la piattaforma scattando una foto che poi riceveranno tramite mail. Le immagini scattatte possono avere una cornice con diverse grafiche o immagini in sovraimpressione. Tutte le fotografie possono essere utilizzate tramite una vista a mosaico per essere messe dietro il presentatore o agli speaker durante l’evento, questo sfondo continuerà ad aggiornarsi mentre arrivano nuove immagini in modo da permettere a tutti gli uteni di apparire durante l’evento.

chat

La chat è una delle funzioni di interattività più utilizzate, similmente alle q&a è una sezione in cui si possono inviare messaggi tramite la piattaforma ma in questo caso non si trattano di domande per i relatori ma un modo di comunicare con gli altri partecipanti.
Come per le Q&A ogni messaggio può venire nascosto o modificato dai moderatori.

Flussi marketing

Molte funzioni possono essere concatenate una dopo l’altra, per esempio una volta termianti tutti i qui possono partire i sondaggi di gradiemento o molte altre opzioni.
Questo permette di preparare dei flussi ai quale gli utenti potranno partecipare quando più preferiscono.
Questo è applicabile sia per l’evento in generale che per le singole sessioni.

Formazione

La funzione di formazione permette di sviluppare delle lezioni con eventualmente la possibilità di fare domande aperte o chiuse agli utenti, in modo da massimizzare l’interazione e processo di apprendimento direttamente dal loro telefono.

Supporto

La sezione di supporto permette di avere una chat one to one direttamente con l’helpdesk senza passare attraverso mail o chiamate. Chi gestisce questa funzione riceverà tutti i messaggi in ordine di arrivo direttamente dentro il backend in modo da poter gestire velocemente ogni tipo di richiesta che viene fatta degli utenti.

2fa

Tramite la piattaforma si possono creare dei popup che appaiono con un semplice click durante l’evento. Possono venire creati infiniti popup per ricordare a tutti gli utenti di completare un azione, mostrare un prodotto o eventualmente dare un link per andare su un altra pagina.
Ogni popup può venire crato comodamente nella piattaforma con il nostro editor, anche senza nessuna conoscenza di programmazione.

Messaggistica

Una volta che una persona/partecipante è nel Data Base, possono essere inviati diversi tipi di messaggi via e-Mail, SMS o WhatsApp. I messaggi possono essere predisposti per la consegna automatica, come ad esempio conferme di eventi, oppure possono essere inviati manualmente sia a singoli utenti che a gruppi, in blocco. Non è più necessario utilizzare motori esterni come Mailchimp o altri. OAK è l’unico strumento con cui interagire. Se è stata implementata la versione Mobile App, puoi comunicare con i tuoi partecipanti in tempo reale! Invia notifiche push direttamente agli smartphone dei partecipanti per una comunicazione più veloce ed efficiente

streaming

Se vuoi raggiungere più persone in tutto il mondo, il modulo Live Stream fa per te! Puoi organizzare il tuo Webinar abbattendo le barriere spazio-temporali e dando ai tuoi partecipanti la possibilità di interagire dal vivo attraverso le numerose funzioni interattive previste. OAK può essere utilizzato in congiunzione con qualsiasi fornitore di servizi locale per la configurazione audio/video. Puoi collegare il nostro team tecnico con il tuo partner esistente, oppure possiamo indicarti uno di quelli che sono già certificati e formati sulla nostra piattaforma. Come opzione, è anche possibile incorporare piattaforme standard come Zoom o altre in una visualizzazione web, mantenendo l’interfaccia utente (stili) definita e le caratteristiche specifiche delle piattaforme come le breakout room

centenuti in overlay dinamici

Tutte le funzioni di aok (popup/quiz/sondaggi ecc) appariranno agli utenti come contenuti sopra lo streaming con un semplice click, tutte quante sono customizzabili come contenuto e design.
Ogni contenuto può essere modificato sul momento in modo tale da poter garantire la maggiore alasticità possibile.

reaction

Nella pagina ello streaming possono essere presnti delle reaction, sono delle emoticon (anche customizzabili) che permettono agli utenti con un semplice click di dare la loro opinione del evento.
Tutte le reaction degli utenti possono venire esportare tramite un file excel in modo da poterle esaminare nella manira più rapida possibile.

Reportistica dettagliata

Monitora l’andamento dell’evento. Guarda le statistiche del check-in in tempo reale e misura le azioni dei tuoi partecipanti! Tutte le azioni verranno tracciate nel profilo utente dove potrai controllare la sua cronologia di partecipazione ad uno o più eventi e tante altre informazioni! Per gli eventi in streaming, puoi anche monitorare in tempo reale i minuti trascorsi di visualizzazione attiva di ciascun partecipante. OAK PARTNERS Digital Forest lavora a stretto contatto con diverse agenzie e consulenti in tutto il mondo specializzati nell’organizzazione di eventi e certificati sulle potenzialità della soluzione: OAK EVENTS per l’organizzazione di tutte le attività correlate. Su richiesta possiamo indicare la struttura migliore in base alle esigenze del cliente. Se sei un’agenzia di eventi, parliamone insieme e vediamo come possiamo lavorare insieme. Siamo sempre alla ricerca di nuovi partner in tutto il mondo

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